Zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.2024 poz. 928)

 
I.  Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

1. ustne może być dokonane osobiście u Koordynatora lub jego Zastępcy, sporządzany jest wtedy protokół ze spotkania, odtwarzający dokładny przebieg tego spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i  zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

- Koordynatorem jest Sekretarz Gminy – Dorota Kisiel, pokój nr 6

- Zastępcą koordynatora jest podinspektor ds. kadr i płac pani  Mirosława Kamińska, pokój nr 10
                             w  Urzędzie  Miejskim w Dobrej ul. Rynek 1 72-210 Dobra

2. pisemne może być dokonane w postaci papierowej i wysłane na adres: Urząd Miejski w Dobrej, ul. Rynek 1 72-210 Dobra z dopiskiem na kopercie, „Zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w sekretariacie” „Sygnalista, Naruszenie prawa, Zgłoszenie zewnętrzne” albo o podobnej jednoznacznej treści. Zgłoszenie pisemne  można również bezpośrednio zostawić w sekretariacie urzędu lub przekazać  Koordynatorowi.
3. elektronicznie poprzez dedykowaną skrzynkę mailową do obsługi zgłoszeń: sygnalista@dobragmina.pl

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy
   o ochronie sygnalistów.
3. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą,
   o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
   Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych
   i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń zewnętrznych
   w formie listownej w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,
   a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
3. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz
   z zachowaniem poufności.
4. Osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
6. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Burmistrz Dobrej może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.
7. Burmistrz Dobrej przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

1. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.
3. Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
4. W uzasadnionych przypadkach przekazuje się sygnaliście informację zwrotną
   w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

V. Burmistrz Dobrej dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

1. Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.
2. Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
3. Możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

VI. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

VII. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające / działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się protokół, który obejmuje rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

VIII. Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego.

Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środki ochrony sygnalistów obejmują:

1. Zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy),
2. Odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym),
3. Odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych,
4. Zakaz zrzeczenia się ochrony.

W przypadku stwierdzenia albo podejrzenia działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, Burmistrz Dobrej zobowiązuje się do podjęcia środków zaradczych, które zmierzają do uniemożliwienia działania odwetowego lub usunięcia jego skutków.

IX. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

X. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich,

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

załączniki:

- zarządzenie 65/2024 w sprawie ustalenia procedury zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Dobrej

- klauzula informacyjna zg. z art 13 dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia do organu